Progiciel de gestion intégrée : l’intérêt de s’en doter ?

Les activités effectuées au quotidien par une entreprise sont diverses et nombreuses. Quelle que soit sa taille, votre entreprise aura besoin d’un logiciel unique pour vous aider dans les relations clients et pour gagner en temps et efficacité. Le progiciel est ainsi devenu un outil incontournable dont doivent se doter aussi bien les petites, les moyennes que les grandes entreprises. Cet outil de gestion intégrée est nécessaire pour plusieurs raisons que nous vous proposons de découvrir.

Qu’est-ce qu’un progiciel de gestion intégrée ?

Le progiciel de gestion intégré est la traduction française du terme anglais ERP, pour « enterprise Resource planning ». Il s’agit d’un logiciel disposant de nombreuses fonctions et programmes, destinés à l’usage des entreprises. Composée d’un ensemble d’applications de gestion appelées des modules, l’entreprise est libre de faire le choix du progiciel en fonction de ses besoins réels. Ceux-ci permettent notamment de gérer l’intégralité des processus d’une entreprise de façon dématérialisée. Acquérir un progiciel de gestion intégrée revient à disposer d’un outil informatique commun aux salariés et collaborateurs d’une entreprise.

C’est lui qui assure concrètement la bonne marche de votre entreprise, en vous aidant dans la gestion quotidienne de vos activités. Disposant de plusieurs modules qui partagent la même base de données, il s’agit sans nul doute d’une solution unique et homogène pour gérer votre activité

• La gestion de la Relation Client ;
• La gestion des achats et ventes ;
• La gestion des ventes ;
• La gestion comptable ;
• Le contrôle de gestion ;
• La gestion de production ;
• La gestion des stocks.

Cependant, en dépit de tout le périmètre de gestion couvert, les procédures sont uniformisées et la maîtrise facilitée grâce à une architecture bien conçue et un créateur commun.

Une meilleure gestion des unités et services grâce à une centralisation

Lorsqu’une entreprise décide d’opter pour un progiciel de gestion intégrée, le principal avantage à en tirer est la mise en place d’une centralisation d’informations. L’outil est efficace pour une traçabilité des données de sorte que l’entreprise dispose des meilleures solutions rapides et fiables pour la prise de décision. En effet, le système d’information d’un progiciel de gestion intégrée facilite la gestion des différentes entités géographiquement dispersées.

Dans l’exécution des tâches courantes de l’entreprise, le progiciel de gestion intégrée permet une optimisation des différents processus de gestion. Ainsi, puisqu’il faut constamment chercher, échanger, contre-vérifier et valider les informations liées aux finances, à la production, l’inventaire et le compte-client, les employés pourront le faire plus facilement. Ils disposeront d’une base de données où tout est centralisé pour leur permettre de mieux se retrouver et ainsi faciliter le flux économique et financier de l’entreprise. Le progiciel permettra de visualiser d’un seul coup une commande livrée sans avoir à estimer le temps de livraison des matières ou même rechercher le dossier du client. Le processus de centralisation des données rend ainsi possible la normalisation des ressources humaines. Il permet une meilleure collaboration des entités et des services d’une entreprise.

Garantir la fiabilité et l’intégrité des données et informations stockées

Lorsque tous les processus de l’entreprise sont rassemblés sous une même interface, la visualisation des informations est beaucoup plus simple. Vous retrouvez facilement tout ce que vous recherchez en quelques secondes. Le système intégré est unique et réduit donc les erreurs et facilite la communication entre collègues et avec les clients. Cette automatisation offre une meilleure fiabilité et qualité des informations, car il est plus simple de trouver les bonnes données parmi les multiples dossiers. De même, grâce à l’automatisation, les activités des directions financières sont mieux gérées, et elles disposent en temps réel des données. Sans nul besoin de saisir à nouveau des informations ! De ce fait, au niveau de la fonction finance, la mise en œuvre de cette centralisation garantit l’homogénéité et la qualité des informations.

Améliorer la productivité et la performance des entreprises

• Une automatisation des tâches comme la facturation, les rapports et ventes ;
• Un environnement favorable à la collaboration ;
• Une vision globale des processus ;
• Un service à la clientèle plus rapide, etc.

Cette automatisation permet donc d’augmenter la productivité et de permettre aux différents collaborateurs de disposer de plus de temps dédié à l’analyse et au contrôle. Lorsque vous avez une force de travail qui consacre du temps à des tâches indispensables pour votre avancement, le progiciel se charge du reste. Dans ces conditions, il est évident que vous pourrez vite atteindre vos objectifs de production et aller même au-delà de vos attentes.

Disposer d’un meilleur appui pour les prises de décisions

Une entreprise dotée de progiciel de gestion intégrée offre assurément une vision complète de l’entreprise. Ainsi, vous disposerez des outils nécessaires pour produire de manière automatique les rapports. Les analyses pertinentes sur tous les aspects de votre entreprise vous seront proposées afin de mieux vous éclairer sur les différentes décisions à prendre. En effet, le progiciel est capable de produire des tableaux statistiques produits fréquemment selon le service. Vous avez donc toutes les informations dont vous avez besoin pour bâtir des stratégies optimales.

Le progiciel de gestion intégrée vous permet de confronter les dépenses et les recettes de votre entreprise de sorte à obtenir les marges pour chaque projet. De même, avec cet outil, il est possible d’évaluer les coûts de gestion pour chaque service de l’entreprise afin de déterminer les postes qui nécessitent une réduction des dépenses.

Maîtriser au mieux les coûts des processus de l’entreprise

De nombreuses raisons peuvent inciter une entreprise à opter pour un progiciel de gestion intégrée. L’une d’elles est une maîtrise des coûts des différents processus de la société. En effet, avec un tel outil, les coûts de gestion de l’information pourront être maîtrisés grâce notamment à l’efficacité et l’efficience des différentes informations de gestion et financières. Les délais de production de ces données sont donc minimisés et les coûts plus identifiables. Ces coûts administratifs se trouveront également réduits en raison de l’absence des saisies multiples.

De même, des dépenses de l’entreprise peuvent être réduites en ce qui concerne les coûts de formation. Le progiciel de gestion intégrée est conçu pour prendre en main à lui seul plusieurs départements de l’entreprise.

Disposer d’un logiciel sur mesure pour votre entreprise

Lorsque le progiciel de gestion intégrée est évoqué, nombreux sont ceux qui pensent à tort qu’il est exclusivement réservé aux grandes entreprises. De ce fait, les petites et moyennes entreprises peuvent également tirer profit de cet outil pour centraliser les différents processus administratifs, financiers et logistiques. Le progiciel de gestion intégrée est fait sur mesure afin de répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise.

Toujours dans le souci de coller au mieux aux réalités de chaque entreprise, lorsqu’il s’agit d’une multinationale qui travaille avec des clients se trouvant à l’étranger, il est tout à fait possible que le progiciel de gestion soit multilingue et multidevise. Les relations avec les fournisseurs et les clients sont fortement simplifiées dans ces cas. De plus, il dispose d’une option mobilité qui permet aux équipes d’y avoir accès depuis n’importe quel lieu afin d’avoir constamment les données mises à jour ou récupérer certaines données.

Le progiciel de gestion intégrée, un outil évolutif

Le progiciel de gestion intégrée procure de multiples avantages aux entreprises qui en sont dotées. Cependant, son utilisation profite à l’entreprise de façon large, notamment grâce à une utilisation évolutive. Vous ne payez que ce dont vous avez besoin à un moment donné et avez la possibilité d’ajouter de nouveaux modules au fur et à mesure que votre entreprise grandit. Chaque nouveau module étant entièrement compatible avec ceux dont vous disposez déjà. Il est donc simple d’intégrer de nouvelles applications et d’enlever certaines. Lorsqu’au cours de ses activités l’entreprise découvre de nouveaux besoins, il est possible d’adapter un logiciel ERP

De même, le progiciel de gestion intégrée peut si vous le souhaitez avoir des capacités prédictives. Cela vous permet par exemple de prévoir la demande afin de planifier de la meilleure façon possible toutes les ressources matérielles en fonction des différentes informations dans les modules.

D’une manière générale, le progiciel de gestion intégrée offre de véritables améliorations dans le fonctionnement de l’entreprise. Cependant, pour les entreprises qui souhaitent se doter d’un tel outil, un certain nombre de caractéristiques sont à prendre en compte notamment les coûts liés au déploiement et à la maintenance de la solution. Il faut également s’interroger sur la dépendance à l’éditeur, car il est recommandé de ne pas changer de fournisseur de solution et donc il faut s’assurer de faire le bon choix dès le début.